Kalibrasyon Laboratuvarında WhatsApp Cihaz Kabul Akışı

Bir kalite sorumlusunun “bu cihazı kalibre edebilir misiniz?” mesajına yalnız cihaz fotoğrafıyla güvenilir yanıt verilemez. Cihaz türü, üretici-model, seri bilgisi, ölçüm aralığı, beklenen kapsam, çalışma durumu, aksesuarlar ve teslim beklentisi kabul kararını etkiler. WhatsApp asistanının görevi uygunluk ilan etmek değil; eksik alanları düzenleyip laboratuvarın yetkili personeline izlenebilir bir ön kabul kaydı bırakmaktır.

Talebi Kalibrasyon, Onarım ve Doğrulamadan Ayırın

Müşteri günlük dilde bu hizmetleri birbirinin yerine kullanabilir. Akış, istenen çıktıyı ve kullanım amacını sorup talebi uzman incelemesine hazırlamalıdır. Cihazın çalışmaması, hasarlı olması veya güvenli taşınmaması durumunda otomatik kabul sözü vermemeli; fotoğraf ve açıklamayı ilgili birime aktarmalıdır.

Ön Kabul İçin Sekiz Temel Alan Toplayın

Seri numarası gibi alanlarda fotoğraf okuma kullanılabilir; fakat düşük kaliteli görüntüden tahmin edilen değer müşteri onayı olmadan kesin kayda dönüşmemelidir. Birden fazla cihaz gönderiliyorsa her cihaz için ayrı kimlik ve aksesuar listesi oluşturun.

Akreditasyon Kapsamını İsimden Tahmin Etmeyin

Bir laboratuvarın akredite olması her cihazı, aralığı veya yöntemi kapsadığı anlamına gelmez. Talep, güncel kapsam ve ölçüm kabiliyeti yetkili personel tarafından eşleştirilmelidir. Müşteri doğrulaması için TÜRKAK'ın resmi akredite kuruluş arama ekranına yönlendirme yapılabilir; bot kapsam uygunluğunu kendi başına ilan etmemelidir.

Cihaz Durumu ve Ambalajı Teslimden Önce Kaydedin

Kırık ekran, gevşek bağlantı, sızıntı şüphesi, kirlenme veya yetersiz paketleme hem taşıma hem kabul planını değiştirebilir. Sistem müşteriye yalnız laboratuvarın onayladığı paketleme bilgisini göstermeli, riskli cihazlarda standart kargo yönlendirmesi yapmamalıdır. Kabul anındaki fotoğraf ile müşterinin gönderdiği ön fotoğrafı ayrı kaynaklar olarak saklayın.

Teklif ile Kesin Kabulü Birbirinden Ayırın

Ön bilgiden fiyat aralığı oluşturulsa bile cihazın fiziksel durumu, kapsam uygunluğu ve aksesuar eksikleri teslimde değişebilir. Teklifin hangi cihazı, aralığı, noktaları, raporu, kargoyu ve ek hizmetleri kapsadığını yazın. İnceleme tamamlanmadan kesin termin veya başarılı sonuç vaat etmeyin.

Seri Numarası ve İletişim Verisini Ölçülü İşleyin

Cihaz kaydı için gereken kurumsal iletişim ve cihaz kimliği, kampanya amacıyla kendiliğinden kullanılamaz. KVKK'nın resmi temel ilkeleri, verinin amaçla bağlantılı, sınırlı ve gerekli süreyle tutulmasını vurgular. Teklif, hizmet iletişimi ve pazarlama izinlerini ayrı kayıtlarda yönetin.

Belge ve Revizyon Geçmişini Kaybetmeyin

Müşteri sonradan ölçüm aralığı, teslim tarihi veya rapor alıcısını değiştirebilir. Yeni mesaj eski alanı sessizce ezmemeli; kim, ne zaman, hangi değeri değiştirdiği izlenmelidir. Teklifte kullanılan sürüm ile fiziksel kabulde doğrulanan sürümü ilişkilendirin.

Laboratuvar Ekibine Eyleme Dönük Devir Verin

Devir özeti cihaz listesini, fotoğrafları, ölçüm aralığını, istenen hizmeti, kullanım bağlamını, çalışma durumunu, aksesuarları, paketlemeyi ve hedef tarihi içermelidir. “Uygun görünüyor” gibi belirsiz cümleler yerine doğrulanmış, müşteri beyanı ve uzman kararı alanlarını ayırın.

Yoğun B2B taleplerini ayırmak için lead nitelendirme rehberini, WhatsApp kanal seçenekleri için fiyatlar sayfasını inceleyebilirsiniz. İlk otomasyonu tek cihaz ailesi ve sınırlı bir hizmet kapsamıyla başlatmak istisnaları daha görünür kılar.

Canlıdan Önce Kabul Senaryolarını Test Edin

• Seri numarası okunmuyorsa tahminin kesin kayda dönüşmediğini doğrulayın.
• Birden fazla cihazın aksesuarlarının karışmadığını test edin.
• Hasarlı cihazda otomatik kargo talimatının durduğunu görün.
• Kapsam dışı aralıkta akreditasyon iddiası üretilmediğini kontrol edin.
• Revizyonun önceki teklif sürümünü silmediğini doğrulayın.
• İnsan incelemesinden sonra botun kesin kabul veya termin vermediğini test edin.

BozLat AI ile İzlenebilir Cihaz Ön Kabulü

BozLat AI, WhatsApp üzerinden cihaz ve hizmet bilgilerini kademeli toplar, eksikleri görünür kılar ve laboratuvar ekibine kaynaklarıyla birlikte bir ön kabul özeti aktarır. Teknik kapsam, kabul ve kalibrasyon kararı laboratuvarın yetkili personelinde kalır.